Estás aquí:
< Atrás

En organizaciones que tienen usuarios en distintas localizaciones geográficas es común el siguiente caso: dos personas que no tienen una conexión de red directa quieren trabajar sobre las mismas carpetas y archivos. Esto supondría que cada persona debe tener acceso a esas carpetas compartidas en su ordenador y que los cambios que cada una haga le queden reflejados a la otra, es decir, se sincronicen. Esta es una necesidad cada día más frecuente en entornos de trabajo colaborativos.

¿Cómo podemos solucionar esta necesidad?

Existen distintas maneras de crear carpetas compartidas, pero si disponemos de una licencia de Office 365, la solución es mucho más fácil y completa. Vamos a usar una combinación de Microsoft Teams, Sharepoint y OneDrive.

Creación de un equipo en Teams

Lo primero es definir un equipo en Teams formado por los usuarios que vayan a compartir la carpeta o carpetas. Es posible que esto lo tengamos ya hecho, en cuyo caso nos saltaríamos los pasos siguientes destinados a crear el equipo.

Abrimos Teams y pulsamos el botón de “Unirse a un equipo o crear uno”. Seguidamente, pulsamos en “Crear un equipo”:

Teams crear equipo

La siguiente pantalla permite crear el equipo desde cero o partir de un grupo o equipo ya creado. Si no sabe cómo proceder, elija la primera opción, «Generar un equipo desde cero»:

Team equipo desde cero

A continuación, decidimos si el equipo será privado (se necesitan permisos para unirse) o público (accesible a cualquier persona de la organización). Si queremos que sólo las personas del equipo accedan a las carpetas que vamos a crear, elegiremos «Privado»:

Teams equipo privado

Finalmente, le damos un nombre y una descripción (opcional) al equipo:

Teams nombre equipo

Tras una pantalla que nos comunica que el grupo se ha creado con éxito, aparece otra automáticamente en la que se nos pide agregar miembros al equipo. Simplemente debemos escribir las direcciones de correo y pulsar “Agregar” para cada una. También podemos omitir este paso y hacerlo luego:

Teams agregar miembros

Agregamos un canal

Ya tenemos nuestro nuevo equipo. Teams nos muestra una pantalla de bienvenida en la que se muestran los miembros agregados y nos da directamente la posibilidad de agregar más personas o canales.

Si pinchamos en los 3 puntos a la derecha del nombre del canal también aparece la opción de “Agregar miembro” para añadir nuevas personas al grupo. Lo haremos escribiendo sus correos electrónicos como antes. En esté menú tenemos, además, la opción de “Agregar canal”:

Teams menú

Vamos a agregar un canal. Lo llamaremos “Compartido” y marcaremos la opción “Mostrar automáticamente este canal en la lista de canales de todos” para que sea visible para todos los miembros del equipo:

Teams crear canal

Creamos nuestras carpetas compartidas

Accedemos a la pestaña “Archivos” del canal y vemos que, lógicamente, está vacía. Con el botón “Nuevo” podemos crear carpetas y archivos de Word, Excel o Powerpoint. Con el botón “Cargar” podemos subir archivos de nuestro ordenador:

Teams archivos

Vamos a crear ahora nuestras carpetas compartidas. Creamos “Carpeta 1” pulsando en “Nuevo”. La carpeta aparece seleccionada por defecto. Para que vuelvan a aparecer los botones de “Nuevo”, “Cargar”, etc, tenemos que deseleccionarla, para lo cual pinchamos sobre la franja de la carpeta (no sobre el nombre de la carpeta). Creamos otras dos carpetas:

Teams carpetas

Si pinchamos sobre el nombre de la carpeta, entramos en ella. Creamos unos archivos de ejemplo y unas subcarpetas dentro de la carpeta 2.

Pues bien, ya tenemos creadas nuestras carpetas y archivos. Cualquier usuario del equipo puede acceder a ellos y, en algunos casos, como los documentos de Office, editarlos directamente en Teams. También se pueden visualizar imágenes, documentos, pdf… Pero, en ocasiones, lo que necesitamos, por ejemplo, no es visualizar la imagen, sino editarla. O trabajar con archivos de AutoCAD. Siempre podemos descargarlos de Teams a nuestro ordenador, pero ¿no sería mejor acceder a estas carpetas directamente desde nuestro explorador de archivos?

Sincronización de las carpetas compartidas en Sharepoint

Los siguientes pasos deben ser seguidos por cada miembro del equipo en su ordenador y requieren tener instalada la aplicación de sincronización de OneDrive en el mismo. En Windows 10 viene instalada por defecto. Para versiones anteriores de Windows podemos acceder a la web de Onedrive con nuestro correo y contraseña para descargarlo. Para conseguir esto, lo primero es decidir qué carpeta queremos sincronizar.

Actualización 17/12/2019: los pasos siguientes del tutorial siguen siendo válidos, pero con las últimas actualizaciones de Teams el proceso se simplifica mucho, ya que el botón «Sincronizar» que mencionamos posteriormente aparece directamente en Teams y no es necesario acceder a Sharepoint.

Supongamos que queremos sincronizar la Carpeta 2. Para ello entramos en la carpeta pinchando en su nombre y, a continuación, pinchamos en “Abrir en Sharepoint”. Se abrirá una ventana del navegador que nos muestra el contenido de la carpeta.

Teams carpetas y archivos

Pinchamos en “Sincronizar”:

Sharepoint sincronizar

Pinchamos en “Abrir Microsoft OneDrive”:

Sharepoint Onedrive

En nuestro explorador de archivos aparece la carpeta dentro de otra con el nombre de nuestra empresa. Dentro podemos ver la estructura de archivos que habíamos creado:

Explorador

Las aplicaciones de Office permiten el trabajo simultáneo de varios usuarios sobre un mismo archivo en las carpetas sincronizadas.

Eliminación de las carpetas compartidas de nuestro explorador

Si en un momento dado decidiésemos que ya no queremos tener esa carpeta en nuestro ordenador, el procedimiento sería el siguiente: pinchamos en el icono de OneDrive en la barra de tareas de Windows (donde está la fecha y la hora), pinchamos en «Más» y pinchamos en «Configuración»:

Onedrive Configuración

En la pestaña «Cuenta» aparecen las ubicaciones que están sincronizando, encabezadas por nuestro sitio de Onedrive y seguido por nuestras carpetas compartidas. Eligiendo cualquier ubicación y pinchando en «Seleccionar carpetas» podríamos elegir qué carpetas dentro de la principal queremos sincronizar. Si queremos que la carpeta entera desaparezca de nuestro equipo, buscamos su nombre y pinchamos en «Detener la sincronización» (esto no borra los archivos de Onedrive):

Onedrive detener sincronización