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Microsoft Teams se ha convertido en un software imprescindible en estos tiempos de pandemias y teletrabajo. Las ventajas que ofrece a la hora de interconectarnos son evidentes. Su uso intuitivo y su integración con otras herramientas, tanto de Microsoft como de otros fabricantes, contribuye también a una rápida estandarización.

Microsoft Teams es fácil de manejar, sí, pero también posee un amplio catálogo de características y es posible que nos hayamos perdido alguna de ellas.

El chat de Teams

Chats en ventana aparte

Para cambiar de un chat a otro no es necesario que nos salgamos de uno y entremos en el otro. Podemos abrir cada chat en una ventana aparte de 4 formas:

  1. Haciendo doble clic sobre el chat en la columna de chats.
  2. Haciendo clic en el botón que aparece a la derecha del chat.
  3. Pinchando en los 3 puntos y en «Chat emergente».
  4. Pinchando en el botón de «Chat emergente» a la derecha de la cabecera del chat.
Teams chats emergentes

Chats anclados

A lo largo del tiempo podemos llegar a reunir una cantidad considerable de contactos en Teams. Pero siempre habrá algunos usuarios con los que mantengamos un contacto más asiduo. Podemos anclar los chats con estas personas para que siempre aparezcan en la parte superior de la lista de chats. Para ello, simplemente pinchamos en los 3 puntos a la derecha del chat y pulsamos en «Anclar»: el chat pasará del grupo «Recientes» al grupo «Anclados» en la parte superior.

Teams anclar chat

Para revertirlo, volvemos a abrir el menú de los 3 puntos y pinchamos en «Desanclar».

Equipos y canales

Anclar canales

De la misma forma que con los chats, los canales más utilizados pueden anclarse para que se muestren en la parte superior. El procedimiento es el mismo, accediendo al menú de los 3 puntos y pinchando en «Anclar».

@menciones

En las publicaciones de los canales no nos llega por defecto notificación de todo lo que se publica. Por tanto, si escribimos algo con la intención de que lo vea determinada persona o grupo, es posible que esto no ocurra. Para asegurarnos, podemos @mencionar a esa persona o grupo, y de esta forma le llegará una notificación de que la hemos mencionado en relación a algo. Cuando escribimos la @ aparece un listado de usuarios y grupos que se irá filtrando según sigamos escribiendo. Podemos pinchar directamente en el listado. Por ejemplo:

  • Hola @administración, ya he recibido los datos (el grupo «administración» recibirá una notificación de que hemos escrito algo en un canal).
  • Estos son los planos que nos ha mandado @alberto (el usuario «alberto» recibirá la notificación y podrá comprobar que hemos mostrado sus planos en el canal).

Canales privados

Como sabemos, en Teams podemos crear dos tipos de equipos:

  • Públicos: accesibles para cualquier persona de la organización.
  • Privados: accesibles sólo para los miembros.

Dentro de estos equipos se crean canales para agrupar los distintos temas, proyectos o departamentos.

Pero, además, podemos crear canales privados, a los que sólo puedan acceder los miembros del equipo que designemos. Estos miembros pueden ser incluso invitados del equipo. Para crear un canal privado, pinchamos en los 3 puntos que aparecen a la derecha del nombre del equipo y, en el menú que aparece, pinchamos en «Agregar canal». Se abre una ventana donde podemos poner un nombre, una descripción y definir si el canal será público o privado:

Teams canales privados

Al pinchar en siguiente, podemos añadir los usuarios que queremos que tengan acceso. Esto también podremos hacerlo posteriormente accediendo al menú que surge pinchando en los 3 puntos a la derecha del canal.

Canales con moderador

Si accedemos al menú del canal pinchando en los 3 puntos a su derecha, veremos la opción de «Administrar canal». En la pantalla a la que accedemos podemos activar la moderación del canal:

Teams canales moderados

Por defecto, el moderador es el o los propietarios del equipo, aunque podemos añadir otras personas clicando en «Administrar». Lo que no podremos hacer nunca es quitar al propietario. Sólo los moderadores podrán iniciar nuevas publicaciones en el canal y nombrar a nuevos moderadores. También pueden regular las 4 opciones que aparecen en la parte inferior de la imagen marcando o desmarcando la casilla correspondiente.

El canal «General» y los canales privados no se pueden moderar.

Teams canal añadir apps

Agregar almacenamiento en la nube en la pestaña «Archivos»

Cuando creamos un equipo de Teams, se crea un sitio de Sharepoint, y cuando creamos canales dentro de ese equipo,  se crea una carpeta asociada a cada canal dentro de la biblioteca «Documentos» del sitio de Sharepoint. El contenido de estas carpetas lo vemos dentro de la pestaña «Archivos» en cada canal del equipo. Pero dentro de esta pestaña también podemos añadir otros orígenes de almacenamiento en la nube.

Para ello, pinchamos en el botón «+Agregar almacenamiento en la nube» de la pestaña «Archivos»:

Teams agregar almacenamiento

Aparece una ventana que permite elegir entre distintos proveedores de almacenamiento en la nube. En nuestro caso pincharemos en Sharepoint:

Teams almacenamiento

La siguiente ventana muestra una lista de sitios relevantes que podemos elegir directamente. Si pinchamos en «Usar un vínculo de Sharepoint» podremos escribir la dirección URL del sitio:

Teams vincular Sharepoint

En la siguiente pantalla elegiremos la biblioteca que queremos sincronizar:

Teams vincular Sharepoint

Nuestro sitio de almacenamiento aparece como una carpeta más:

Teams carpetas

Agregar una web a un canal

Una de las grandes potencias de Microsoft Teams es su capacidad para conectarse a otras aplicaciones. Un uso muy sencillo que podemos darle a esto es la conexión a una página web en una pestaña de un canal. Puede ser una página de un proveedor que usamos con mucha frecuencia en ese canal, o una página informativa, etc. El procedimiento es sencillo: nos situamos en el canal y pulsamos en el signo «+» que aparece a la derecha de las pestañas.

Teams nueva pestaña

Salta una ventana que nos permite añadir un montón de aplicaciones:

Teams conectores

Elegimos la que se llama «Sitio web» (también podemos escribir el nombre en el cuadro de búsqueda si no la vemos de primeras). Nos lleva a la siguiente ventana, donde pondremos un nombre a la pestaña e introducimos la URL del sitio web. En nuestro caso, vamos a añadir el buscador de Google:

Teams sitio web

Queda creada la nueva pestaña que nos da acceso directo al buscador de Google:

Teams Google

Calendario de canal

De la misma forma que hemos añadido el sitio web en el apartado anterior, podemos añadir un calendario a una pestaña del canal. Este será compartido por todos los usuarios con acceso al canal y podrá dedicarse a las tareas propias de este. La aplicación en este caso se llama «Calendario de canal» y, al pinchar en ella, salta una ventana con un botón «Agregar» en la parte izquierda:

Teams agregar calendario

Después de pulsarlo, debemos poner nombre a la pestaña. El resultado final es el siguiente:

Teams calendario