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¿Qué es el Explorador de Archivos?

El Explorador de Archivos es el centro neurálgico desde el que administramos nuestros datos. Es aquí donde vemos y organizamos todos los archivos y carpetas que hay en nuestro disco. Algunos son generados por nosotros y otros pertenecen al sistema operativo, Windows, o a los programas instalados. También accedemos a los datos almacenados en unidades externas, como pendrives o discos externos. Nos permite acceder a otros dispositivos conectados directamente o a través de la red, como impresoras u ordenadores.

¿Cómo accedo al Explorador de Archivos?

Existen distintas formas:

  • Buscándolo en el Menú Inicio, dentro de la carpeta «Sistema de Windows»:
Abrir explorador de archivos
  • Pinchando en la carpeta amarilla que aparece en la barra de tareas (imagen anterior).
  • Con el botón derecho del ratón sobre el botón Inicio y, a continuación, «Explorador de Archivos»:
Abrir explorador de archivos 2
  • Pulsando la combinación de teclas + E
  • Pulsando en cualquier icono de carpeta o acceso directo que remita a una localización del explorador.

Conceptos básicos

Archivos o ficheros

Son los contenedores básicos de información. Esta información puede tener forma de documentos, música, vídeo, hojas de cálculo, programas, configuraciones…

El nombre del archivo tiene el formato nombre.extensión. La extensión determina el tipo de datos y el programa que se usará para abrir el archivo. Por ejemplo, en el archivo «fulanito.jpg» la extensión es «jpg» y determina que es un tipo de archivo de imagen que debe abrirse con un visor o un editor de imágenes.

La extensión viene oculta por defecto para evitar que, al cambiar el nombre del archivo, la cambiemos por error, lo que dejaría el archivo inservible. Podemos hacer que sea visible en la pestaña Vista de la cinta de opciones, marcando la casilla «Extensiones de nombre de archivo»:

Mostrar extensiones

Carpetas o directorios

Son contenedores de archivos y se pueden anidar unas dentro de otras creando una estructura jerárquica. Es decir, una carpeta puede contener archivos y subcarpetas que, a su vez, pueden contener más archivos y subcarpetas, etc. Las carpetas se representan por defecto mediante iconos de carpetas amarillas en el explorador, aunque algunas carpetas especiales, como la de Documentos o Imágenes, muestran iconos personalizados.

En el Explorador de Archivos vienen ya predefinidas algunas carpetas como las de Documentos, Imágenes o Música, aunque podemos crear carpetas propias para estos fines.

Unidades

Unidades

La información, archivos y carpetas, se almacena en dispositivos de almacenamiento: discos duros internos o externos, pendrives, CD_ROM, DVDs, unidades de red… Cada uno de estos dispositivos se identifica en el Explorador de Archivos con una letra y dos puntos. Por ejemplo, el sistema operativo se instala en la unidad «C:» y al lector de DVDs se le puede asignar la «D:». A veces un disco se puede dividir en varias particiones y a cada una de ellas se le asigna una letra. En la imagen de la derecha vemos dos unidades: una corresponde al disco duro (C:) y la otra al lector de DVDs (D:):

Queda establecida así una jerarquía en la que partimos de unidades, de las que cuelgan archivos y carpetas, de las que cuelgan más archivos y subcarpetas, etc. Para desplegar o replegar las carpetas, pinchamos en las flechas de la izquierda.

Rutas

Una ruta es el camino que hay que seguir para llegar hasta un determinado archivo o carpeta. Por ejemplo, en la siguiente imagen el camino para llegar al archivo seleccionado se muestra en la barra de direcciones:

Dirección
Ruta

Si pinchamos en un lugar vacío de la barra de direcciones, muestra la ruta, como vemos en la imagen.

Como vemos, la ruta muestra los distintos contenedores, empezando por la unidad y separados por el carácter «\». Podemos modificar la ruta o escribir una nueva y, pulsando Enter, nos llevará hasta la carpeta indicada.

Es muy importante evitar caracteres extraños en los nombres de archivos y carpetas porque pueden generar problemas. De igual manera, aunque los acentos son admitidos, pueden causar problemas en determinados softwares.

De igual forma, debemos tener en cuenta que la longitud máxima de una ruta es de 260 caracteres. Al ir anidando carpetas y archivos dentro de otras carpetas podemos llegar a generar rutas que superen este límite. Por ello, es importante que usemos nombre breves y descriptivos para archivos y carpetas.

Accesos directos

Los archivos o carpetas pueden llegar a estar bastante escondidos dentro de rutas complejas, de forma que para llegar a ellos tengamos que atravesar muchas carpetas. Si son archivos o carpetas de uso frecuente, esto puede hacerse muy pesado. Los accesos directos son atajos a esos archivos o carpetas. Es muy común crearlos en el escritorio para acceder rápidamente a los datos o programas más utilizados.

Para crear un acceso directo, copiamos el elemento con el botón derecho del ratón y pegamos luego el acceso directo en la localización deseada, que suele ser el Escritorio. Este proceso se describe en detalle más adelante, en el apartado Cortar, copiar y pegar.

La eliminación de un acceso directo no implica la eliminación del archivo o carpeta asociado. Tan sólo estamos eliminando el atajo hacia ese elemento.

Tamaños

Como ya hemos comentado, los archivos y carpetas se almacenan en discos, pendrives, etc. La capacidad de estos dispositivos no es ilimitada y, por tanto, debemos tener un conocimiento mínimo de lo que ocupan nuestros datos. Las unidades que utilizamos para medir el tamaño de archivos y carpetas o dispositivos de almacenamiento son las siguientes:

Bit → Byte (8 bits) → Kilobyte o KB (1024 bytes) → Megabyte o MB (1024 KB) → Gigabyte o GB (1024 MB) → Terabyte o TB (1024 GB)

Vista general del Explorador de Archivos

El Explorador de Archivos muestra una ventana similar a la siguiente:

Explorador de Archivos
  1. Barra de herramientas de acceso rápido
  2. Cinta de opciones
  3. Botones de navegación
  4. Barra de direcciones
  5. Caja de búsqueda
  6. Panel de navegación
  7. Ventana de archivos
  8. Barra de estado

Vamos a ver cada elemento por separado.

Explorador de Archivos

Barra de herramientas de acceso rápido

Se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana y, por defecto, da acceso a los botones de Propiedades y Nueva Carpeta. Pinchando en la flechita, vemos que podemos añadir otros botones, como los de Deshacer y Rehacer. También ofrece las opciones de colocar esta barra bajo la Cinta de Opciones y de minimizar o maximizar la Cinta de Opciones.

Cinta de opciones

Aquí encontramos todos los comandos necesarios para trabajar con los elementos del Explorador de Archivos. Dependiendo del elemento que tengamos seleccionado, pueden aparecer nuevos botones.

La flechita de la derecha permite minimizar la cinta, de forma que sólo se verán los nombres de las pestañas y, pinchando en cada una de ellas se abrirá la ficha correspondiente.

Por defecto, la Cinta de Opciones muestra 4 pestañas: Archivo, Inicio, Compartir y Vista.

Pestaña Archivo

En Windows 11 la cinta de opciones ha desaparecido y la sustituye una barra mucho más sencilla con los comandos más comunes: cortar, copiar, pegar, eliminar, modos de visualización… Se pretende una mayor compatibilidad con el modo táctil, que ha sido muy mejorado en esta versión de Windows.

Windows 11

Esta pestaña en realidad no es una ficha, sino que abre un menú cuyas opciones más destacables son la de abrir otra ventana del explorador, acceder a lugares frecuentes y acceder a las Opciones.

Cinta de opciones archivo

Pestaña Inicio

Cinta de opciones inicio

Muestra las siguientes secciones:

  • Portapapeles: en este apartado encontramos botones para anclar al acceso rápido, cortar, copiar o pegar.
  • Organizar: comandos para mover o copiar los elementos seleccionados a ubicaciones específicas, eliminarlos o renombrarlos.
  • Nuevo: comandos para crear carpetas o archivos y para facilitar el acceso a los mismos.
  • Abrir: esta sección permite abrir archivos o carpetas, modificar archivos y consultar sus propiedades y su historial.
  • Seleccionar: comandos para seleccionar archivos y carpetas.

Pestaña Compartir

Cinta de opciones compartir

Aquí encontramos 3 secciones:

  • Enviar: esta sección permite enviar archivos a otros usuarios mediante correo u otras aplicaciones. También podemos comprimirlos, imprimirlos o grabarlos en un disco.
  • Compartir con: elegimos qué usuarios deben tener acceso al archivo compartido.
  • Seguridad avanzada: da acceso a los permisos NTFS del elemento seleccionado. Sólo para usuarios avanzados.

Pestaña Vista

Cinta de opciones vista

Esta pestaña, dedicada a opciones de visualización, se divide en los siguientes apartados:

  • Paneles: en esta sección podemos ocultar o personalizar el panel de navegación. También permite mostrar u ocultar el panel de vista previa (ofrece una vista previa del archivo seleccionado) y el panel de detalles (muestra detalles del elemento seleccionado, como, por ejemplo, la fecha de modificación).
  • Diseño: podemos mostrar los elementos de la ventana de archivos de distintas maneras: como iconos de distintos tamaños, en forma de lista simple o lista detallada…
  • Vista actual: podemos ordenar o agrupar los elementos en la ventana de archivos según diferentes criterios (nombre, fecha de modificación o creación…). También podemos añadir columnas a la ventana de archivos o ajustar el ancho de las mismas para que se ajuste al contenido.
  • Mostrar u ocultar: si activamos “Casillas de elemento” aparece una casilla a la izquierda de cada elemento, facilitando las selecciones múltiples. Tenemos también las opciones de visualizar las extensiones de nombres de archivo, visualizar elementos ocultos y ocultar elementos seleccionados.
  • Opciones: opciones avanzadas del Explorador de Archivos.

Pestañas contextuales

En función del elemento que tengamos seleccionado, pueden aparecer nuevas pestañas.

  • Herramientas de imagen: aparecen al seleccionar un archivo de imagen:
Cinta de opciones vista
  • Herramientas de aplicación: aparecen al seleccionar un archivo de aplicación (exe):
Cinta de opciones aplicación
  • Herramientas de unidad: aparecen cuando seleccionamos una unidad:
Cinta de opciones unidad
  • Herramientas de búsqueda: aparecen cuando realizamos una búsqueda:
Cinta de opciones buscar
  • Herramientas de Papelera de Reciclaje: aparecen si hacemos doble clic sobre la Papelera de Reciclaje en el Escritorio:
Cinta de opciones papelera
  • Pestaña Red: aparecen al pinchar sobre Red:
Cinta de opciones red
  • Pestaña Equipo: aparece al pinchar sobre «Este equipo»:
Cinta de opciones equipo

Botones de navegación

Botones de navegación
  • La flecha a la izquierda nos lleva a la carpeta en la que hemos estado previamente.
  • La flecha a la derecha nos devuelve a la carpeta en la que estábamos antes de pulsar la flecha izquierda.
  • La pequeña flechita hacia abajo muestra un menú como el de la imagen superior, con el historial de las carpetas visitadas para poder volver rápidamente a cualquiera de ellas.
  • La flecha hacia arriba nos coloca en la carpeta que contiene a aquella en la que estamos situados, es decir, sube un paso en el árbol jerárquico.

Barra de direcciones

Barra de direcciones

Como ya vimos, muestra la ruta a la carpeta en la que nos encontramos, que es la que aparece más a la derecha. En la imagen vemos que estamos dentro de la carpeta «2019», que, a su vez, está dentro de «Proyectos», en la unidad «C:». Pinchando en cualquiera de los elementos de la ruta nos colocamos en él. La flechita a la derecha de cada elemento muestra las subcarpetas que contiene, para poder desplazarnos rápidamente hacia ellas. En la imagen vemos que la carpeta «Proyectos» contiene 4 subcarpetas correspondientes a varios años.

Si pinchamos en el espacio en blanco, podemos modificar la ruta manualmente o escribir una nueva. Pulsando Enter nos llevará hasta ella:

Barra de direcciones ruta

La flecha hacia abajo que hay a la derecha despliega el historial de ubicaciones visitadas, para poder retornar rápidamente a cualquiera de ellas. La flecha circular sirve para actualizar la vista.

Caja de búsqueda

Caja de búsqueda

Escribimos la búsqueda y pulsamos Enter o pinchamos en la flecha de la derecha. La búsqueda se hace en la carpeta en la que estamos situados y en todas sus subcarpetas. Los resultados se muestran en la ventana de archivos.

Al hacer la búsqueda aparece en la cinta de opciones la pestaña Herramientas de búsqueda, que permite afinar la búsqueda. Tiene las siguientes secciones:

  • Ubicación: podemos definir que busque en todo el equipo, que incluya o no las subcarpetas en la búsqueda y que repita la búsqueda en ubicaciones determinadas.
  • Refinar: podemos buscar por distintos criterios, como la fecha de modificación, el tipo o el tamaño del elemento.
  • Opciones: para guardar la búsqueda y acceder a búsquedas recientes. Si seleccionamos un archivo encontrado en la búsqueda, podemos abrir su ubicación. Las opciones avanzadas permiten cambiar las ubicaciones indizadas. Las búsquedas se hacen más rápido en las ubicaciones indizadas, pero el funcionamiento del explorador se ralentiza, así que sólo conviene usar esta opción si se tiene cierto conocimiento. Dentro de las opciones avanzadas encontramos también la posibilidad de buscar dentro del contenido de los archivos, buscar archivos de sistema y buscar en archivos comprimidos en ubicaciones no indizadas (todas estas opciones ralentizan las búsquedas).
Caja de búsqueda

Panel de navegación

Muestra en una estructura jerárquica todos nuestros contenedores de información. En el primer nivel de la jerarquía vemos 4 elementos por defecto:

  • Acceso rápido: Aquí aparecen las carpetas que usamos con más frecuencia. Si queremos que una carpeta aparezca aquí, podemos pinchar en ella con el botón derecho del ratón y, a continuación, pinchamos en «Anclar al acceso rápido». También existe este comando en la pestaña Inicio, sección Portapapeles, de la cinta de opciones.
  • OneDrive: a partir de Windows 10 OneDrive se integró en el Explorador de Archivos, de forma que podemos ver aquí los archivos que tengamos guardados en la nube. Otros sistemas de almacenamiento en la nube, como Dropbox, pueden aparecer de forma similar.
  • Este equipo: contiene todas nuestras unidades y carpetas organizadas de forma jerárquica. Podemos desplegar cada carpeta para que muestre sus subcarpetas con la flechita que hay a la izquierda (si no aparece la flechita es porque no tiene subcarpetas). Si seleccionamos cualquier elemento, se mostrará su contenido a la derecha, en la ventana de archivos. Algunas carpetas, como «Documentos» o «Descargas» vienen predefinidas por el sistema y se facilita el acceso directo a ellas.
  • Red: aparecen aquí los dispositivos que se encuentren en la misma red que el nuestro. Pueden ser otros ordenadores, impresoras, etc.

Ventana de archivos

Ventana de archivos

Aquí aparece el contenido del elemento seleccionado en el panel de navegación o los resultados de una búsqueda. En la imagen vemos el contenido de «Este equipo». Cuando seleccionamos «Este equipo» vemos también el porcentaje de ocupación de las unidades. Para abrir un archivo o entrar en una carpeta hacemos doble clic sobre él.

Selecciones

Si queremos ejecutar cualquier acción sobre un elemento, primero debemos seleccionarlo pinchando sobre él con el botón izquierdo del ratón.

Para seleccionar todos los elementos de una carpeta usamos el botón «Seleccionar todo» de la pestaña inicio de la cinta de opciones o pulsamos Ctrl + E.

Selección alterna

Si mantenemos pulsada la tecla Control y pinchamos en varios elementos, se seleccionan todos ellos, aunque no estén adyacentes:

Selección contigua

Si pulsamos en un elemento, mantenemos pulsada la tecla Mayúsculas (Shift) y pulsamos en otro, se seleccionarán esos dos y todos los que haya en medio:

Selección arrastre

También podemos pinchar y arrastrar para seleccionar varios elementos:

Otra forma es activar las Casillas de elemento en la pestaña Vista de la cinta de opciones.

Visualizaciones

Mediante los comandos de la pestaña Vista de la Cinta de opciones podemos controlar cómo vemos la información en esta ventana.

En la sección Diseño de la pestaña Vista podemos elegir distintos tipos de visualización como lista, iconos, etc. Estas opciones también están disponibles si pinchamos con el botón derecho del ratón en un lugar vacío de la ventana de archivos, dentro del menú Ver.

Visualización

La sección Vista actual facilita la ordenación o agrupación de elementos por criterios como el nombre o la fecha de modificación. También permite añadir otras columnas con información a la ventana de archivos.

Barra de estado

Barra de estado

Muestra información sobre el elemento seleccionado. Los dos botones de la derecha son atajos rápidos para cambiar a la vista de detalles o de iconos grandes en la ventana de archivos.

Procedimientos comunes del Explorador de Archivos

El botón derecho del ratón

Barra de estado

Pulsando con el botón derecho del ratón sobre cualquier elemento del explorador aparece un menú contextual adaptado a ese elemento y con las opciones más comunes que podemos realizar sobre él. Algunos programas, como los compresores de archivos, añaden a este menú opciones propias, por ejemplo, comprimir o descomprimir.

A menudo resulta más rápido recurrir a este menú que a la cinta de opciones.

Organizar nuestras carpetas

Nuevo elemento

Si nos situamos dentro de una carpeta o unidad, podemos crear una nueva carpeta o archivo con el botón correspondiente de la sección Nuevo en la pestaña Inicio de la cinta de opciones. También podemos recurrir al menú del botón derecho del ratón y elegir el elemento en el menú Nuevo. En la barra de herramientas de acceso rápido, también tenemos un botón de Nueva carpeta.

Nueva carpeta
Eliminar elemento

Seleccionamos el o los elementos que queremos eliminar y:

  • Pulsamos la tecla Supr.
  • Pulsamos Eliminar en el menú del botón derecho del ratón.
  • Pulsamos Eliminar en la Pestaña Inicio de la cinta de opciones.

Los elementos eliminados van a la Papelera de Reciclaje y se pueden recuperar mientras esta no se vacié.

Si mantenemos pulsado Mayúsculas (Shift) mientras pulsamos Supr o mientras pulsamos Eliminar en el menú del botón derecho del ratón, el archivo se elimina directamente sin pasar por la Papelera de Reciclaje. La opción de Eliminar permanentemente existe también en la cinta de opciones. Huelga decir que esta opción es peligrosa, ya que no se podrá recuperar el archivo.

Si hacemos doble clic sobre la Papelera de Reciclaje en el Escritorio, se abrirá una ventana del Explorador de Archivos con una pestaña especial para la papelera. En esta pestaña podemos vaciarla (los elementos ya no serán recuperables), restaurar todo o restaurar los elementos seleccionados. Estas opciones por defecto restauran los elementos a su ubicación original, pero también podemos seleccionar los elementos que queramos y moverlos a donde queramos. Podemos eliminar también los elementos seleccionados, en lugar de vaciar la Papelera por completo.

Cortar, copiar y pegar

Podemos seleccionar uno o varios elementos y usar los botones de la sección Portapapeles de la Pestaña Inicio en la cinta de opciones para cortarlos o copiarlos. Si pulsamos sobre cualquiera de los elementos seleccionados con el botón derecho del ratón, encontramos también las opciones para Cortar o Copiar:

Copiar cortar

Nos desplazamos ahora a la carpeta en la que queremos tener esos elementos y pulsamos Pegar en la cinta de opciones o en el menú del botón derecho del ratón:

Pegar

Copiar crea una copia en la carpeta destino. Cortar mueve los elementos a esta carpeta y, por tanto, los elimina del origen.

Tras copiar un elemento, podemos pegarlo también como acceso directo en la localización que queramos.

También se usan mucho las teclas de método abreviado:

  • Copiar: Ctrl + C
  • Cortar: Ctrl + X
  • Pegar: Ctrl + V

Si copiamos un archivo dentro de la misma carpeta, le añadirá «copia» al nombre.

Si copiamos o movemos elementos a otra carpeta en la que coincide el nombre de algún elemento Windows nos preguntará si queremos sobrescribir ese elemento, omitir la copia o comparar la información de ambos para decidir si queremos conservar uno, otro o los dos (en este último caso cambiará el nombre del elemento copiado).

Si nos equivocamos, podemos pulsar Ctrl + Z o pinchar en Deshacer en el menú del botón derecho del ratón o en la barra de herramientas de acceso rápido.

Renombrar

Para renombrar un archivo o carpeta podemos:

  • Hacer dos clics espaciados sobre su nombre (no tan rápidos como un doble clic) en la ventana de archivos.
  • Usar la opción Cambiar nombre del botón derecho del ratón.
  • Usar el mismo comando en la cinta de opciones, en la pestaña Inicio.
Renombrar

Si la extensión del archivo está visible (las letras a la derecha del punto en el nombre del archivo), debemos tener cuidado de no modificarla.