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Teletrabajar de forma eficiente
Recomendaciones generales para teletrabajar
Si nos acaban de mandar a casa con un ordenador y una VPN, probablemente nos sintamos desorientados y sin saber muy bien qué hacer. Teletrabajar a menudo se asocia a la imagen de que los trabajadores pueden hacer y deshacer, sin tener que madrugar y sin un jefe que les controle. Pero la realidad suele ser otra: el teletrabajo exige una rutina y un horario preestablecido. De otra forma, es fácil perderse en la tarea del momento y no saber cuándo dejar de trabajar. En la comodidad del hogar es más fácil concentrarse, pero también no darse cuenta de que hace tiempo que deberías haber parado.
Teletrabajar no implica relajarse, sino saber gestionar mejor el tiempo y la jornada laboral para compatibilizarla con la vida familiar sin que se vea afectada la productividad. Una mala gestión puede llevar al mismo nivel de estrés que se alcanza en la oficina, o incluso superarlo.
Pautas básicas para un teletrabajo eficiente
- Se debe establecer una rutina, marcar un horario laboral realista sin olvidar incluir alguna pausa para el descanso. La cercanía de la cocina puede desembocar en más viajes de los deseados.
- En la medida de lo posible, debemos tener un espacio de trabajo delimitado y cómodo. Debe estar diferenciado del espacio de ocio y descanso. La separación de ambientes nos permitirá centrarnos en la tarea sin distracciones cuando estemos dentro de la jornada laboral, y descansar y relajarnos evitando pensar en el trabajo cuando terminemos.
- Teletrabajar puede hacernos sentir desconectados de los compañeros, pues se pierde el contacto de la oficina. Para evitar el aislamiento podemos programar alguna pausa para un «café virtual» con algún compañero, de la misma forma que haríamos estando en la oficina.
- Debemos maximizar las horas más productivas. Todos tenemos algún momento del día en el que estamos más inspirados. Hay que procurar no interrumpir esos momentos con reuniones u otras distracciones que corten el flujo de trabajo.
Consideraciones técnicas a la hora de teletrabajar
No sólo debemos abordar aspectos disciplinarios y organizativos, sino también aspectos técnicos. De repente hay una serie de términos que tenemos que empezar a manejar sin que nadie nos haya explicado claramente qué significan y cómo hacer frente a los problemas más comunes. De todos estos términos hay dos que destacan sobre los demás:
- VPN (Virtual Private Network o Red Privada Virtual): es una tecnología de red que permite a un dispositivo pasar a formar parte de una red privada a través de otra pública, como Internet. En el caso de un ordenador doméstico, le permitiría acceder a los recursos compartidos de la red empresarial (por ejemplo, las carpetas compartidas en el servidor). La información transmitida a través de una VPN está cifrada y, por tanto, es una comunicación segura.
- Escritorio remoto, cuya versión más utilizada es el RDP (Remote Desktop Protocol o Protocolo de Escritorio Remoto): nos permite manejar un equipo de forma remota como si estuviésemos sentados frente a él. RDP es un protocolo propietario de Microsoft, pero otros fabricantes también ofrecen aplicaciones de escritorio remoto similares.
Ofrecemos a continuación una serie de consejos y técnicas para que el trabajo remoto sea más eficiente.
Trabajar en local siempre que sea posible
El hecho de teletrabajar implica tener un canal de comunicación abierto para colaborar con los compañeros, por ejemplo con Microsoft Teams, pero no implica que tengamos que estar permanentemente conectados al equipo o al servidor de nuestra empresa mediante la VPN. Los archivos no se van a mover de donde están, así que podemos conectarnos cuando los necesitemos, copiarlos a nuestro equipo para trabajar con ellos, desconectar la VPN y, cuando hayamos terminado, volver a conectarnos y guardar los archivos en su sitio del equipo de la oficina o del servidor.
Si nos empeñamos en trabajar directamente sobre los archivos en su localización remota a través de una VPN, no sólo trabajaremos más despacio sino que crearemos un tráfico de red innecesario que perjudica a toda la organización.
Con el Escritorio Remoto se pueden copiar archivos
Al conectarnos a un equipo por Escritorio Remoto (RDP), también rige el principio de que trabajar en local siempre es mejor. Se pueden copiar archivos del equipo remoto al local y viceversa. Para ello, actuamos como siempre: seleccionamos los archivos o carpetas que queremos copiar y pulsamos «Ctrl + C» o botón derecho del ratón y «Copiar». En la carpeta de nuestro equipo donde queremos ponerlos, pulsamos «Ctrl + V» o botón derecho del ratón y «Pegar». Lo mismo a la inversa, para copiar de nuestro equipo al remoto. No es válida en estos casos la opción de «pinchar y arrastrar».
Comprimir los archivos
El traspaso de archivos por cualquier tipo de conexión de red siempre va a ser más rápido si estos se encuentran comprimidos. Todos los programas de compresión (WinZip, WinRAR, 7-Zip…) ofrecen distintos niveles de compresión, siendo los niveles mayores los que generan archivos de menor tamaño.
Manejo de la ventana de Escritorio Remoto (RDP)
Cuando la ventana del RDP no está maximizada, puede manejarse como cualquier ventana de Windows. En la barra superior tenemos los botones habituales para maximizar, minimizar y restaurar. Si pinchamos y arrastramos la barra, movemos la ventana:
Si maximizamos la ventana, la barra superior es sustituida por una barra azul más corta:
. El botón de la chincheta permite que la barra este oculta a no ser que llevemos el cursor a la parte superior de la ventana: esto permite trabajar con mayor comodidad, pero también es peligroso, ya que, al no tener ningún elemento que nos indique que estamos trabajando en remoto, podemos apagar el equipo remoto sin percatarnos.¿Falla la conexión a la VPN?
La primera acción del día cuando nos sentamos a teletrabajar suele ser conectarnos a la VPN.
En Windows 10 nos podemos conectar a la VPN de varias formas. La más directa es pinchar en el icono de red de la barra de tareas (1), luego pinchar en la conexión VPN (2) y pulsar «Conectar» (3):
Según como estemos conectados a la red, Wifi o cable, el icono de red de la barra de tareas será 
o 
, respectivamente.
En ocasiones, esta forma de conectar falla. Podemos intentar entonces la siguiente: accedemos al área de notificaciones (1), expandimos la botonera inferior si no lo está ya (2) y pinchamos en VPN (3):
Se abre una ventana. Pinchamos en la conexión VPN (4) y le damos a «Conectar» (5):
Si seguimos sin poder conectarnos, es hora de reiniciar nuestro router doméstico.
Optimizar la red en nuestras casas
A la hora de teletrabajar vamos a hacer un uso intensivo de la red, ya sea por los programas de acceso remoto como la VPN o el RDP, o por los programas de compartición, colaboración y comunicación como Teams o Sharepoint. Necesitamos, por tanto, que nuestra red doméstica funcione como la seda.
No todo el mundo tiene fibra de alta velocidad en su casa. Si el teletrabajo va a ser definitivo, la opción obvia es instalar una conexión de alta velocidad, pero si es algo eventual o no es posible instalar la conexión de fibra, debemos aprovechar al máximo el ancho de banda de que disponemos.
Los dispositivos móviles y cualquier aparato con conexión a Internet (televisores, etc.) pueden estar robando ancho de banda a nuestro equipo del trabajo si se conectan a la misma red Wifi o cableada. No digamos ya si tenemos funcionando en casa programas p2p de tipo eMule o Torrent.
Siempre es preferible la conexión por cable a la conexión Wifi, por motivos de velocidad y estabilidad. Si no es posible la conexión por cable, la ubicación de nuestro equipo de trabajo se convierte en algo fundamental para tener una buena cobertura Wifi. El principio básico es que, cuanto más cerca del router, mejor. Las paredes, el metal, los espejos y los campos electromagnéticos (neveras, microondas…) actúan de barrera para el Wifi.
Hay otras vías para teletrabajar aparte de la VPN
No siempre tenemos que estar conectados en remoto a nuestra oficina para teletrabajar. Tenemos herramientas en la nube que podemos utilizar localmente para muchas tareas de edición, colaboración, comunicación y compartición: Teams, Sharepoint, Onedrive, Dropbox, Wetransfer…
Office 365
La suite de Microsoft Office 365 se constituye en herramienta ubicua que permite el trabajo desde cualquier localización a través de un navegador web, sin necesidad de tener los programas instalados en nuestro ordenador. Para ello accedemos a https://www.office.com/ e iniciamos sesión con nuestro correo y contraseña. Una vez dentro podemos acceder a Outlook, Word, Excel…
Si no conecta, darle tiempo
Si no conectamos a la VPN o al RDP, puede que sea por una saturación momentánea de la red. En ese caso no estamos contribuyendo si hacemos intentos repetidos de conexión. Lo mejor es esperar unos minutos para volver a intentarlo.
Reducir la profundidad de color y otros parámetros en el RDP
Cuando la conexión es muy lenta, podemos reducir el volumen de datos que se transmiten a través de ella accediendo a las opciones del RDP. Para ello, pinchamos en «Mostrar opciones»:
En la pestaña «Pantalla» tenemos la opción de reducir el tamaño de la misma y, lo que es más interesante, reducir la profundidad de color. A la mayoría de nosotros no nos va a importar ver menos gama de colores si la conexión va más rápido:
Dentro de la pestaña «Recursos locales» destacamos la posibilidad de anular cualquier transferencia de audio:
En esta ventana también tenemos la posibilidad de habilitar nuestros auriculares y micrófono para utilizarlos con un programa de comunicación (Teams, Skype…) instalado en el equipo remoto. Para ello, marcaríamos las casillas «Reproducir en este equipo» (el audio del equipo remoto se reproducirá en nuestros auriculares) y «Grabar desde este equipo» (habilita el micrófono para que funcione en el equipo remoto).
